1 Titolare del Trattamento dei Dati
Il Titolare del Trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito web flexaresrl.it e i relativi sottodomini e servizi collegati è:
| Ragione Sociale | Flexare S.r.l. |
|---|---|
| Sede Legale | Via Mirto 32, 00133 Roma (RM), Italia |
| Codice Fiscale e Partita IVA | 18498921008 |
| Numero REA | RM-1788525 |
| PEC (Domicilio Digitale) | flexaresrl@pec.it |
| Email Istituzionale | info@flexaresrl.it |
| Canale Privacy & Esercizio Diritti GDPR | privacy@flexaresrl.it |
2 Tipologie di Dati Personali Trattati
Nello svolgimento delle proprie attività istituzionali, di divulgazione, supporto tecnico e fornitura di software SaaS B2B, Flexare S.r.l. tratta le seguenti categorie di dati:
2.1 Dati di Navigazione e Sicurezza
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet (ad es. indirizzi IP, tipo di browser, orario di accesso, pagine visitate). Tali dati vengono trattati in forma aggregata e anonimizzata per garantire la sicurezza della rete e prevenire tentativi di frode o attacchi informatici.
2.2 Dati Forniti Volontariamente Tramite Moduli di Contatto
L'invio esplicito e volontario di messaggi tramite i moduli presenti sul sito (es. form contatti, richiesta demo o preventivo) comporta l'acquisizione di: Nome e Cognome, Indirizzo Email, Ragione Sociale / Azienda, Recapito Telefonico (facoltativo) e testo del messaggio contenente le esigenze aziendali.
2.3 Dati Raccolti Tramite i Tool Gratuiti e Attività di Lead Generation
Flexare S.r.l. mette a disposizione del pubblico e delle imprese strumenti di consultazione libera e gratuita:
- Assistente AI Rifiuti (https://flexywaste.flexaresrl.it/): L'utente può porre quesiti sull'inquadramento dei rifiuti, formulari FIR, registri e codici EER. I dati inseriti nel campo di input vengono elaborati in tempo reale per restituire la risposta operativa.
- Validatore Normativo RENTRI (https://flexywaste.flexaresrl.it/validatore-rentri): L'utente inserisce parametri dimensionali aziendali (scaglione dipendenti, codice ATECO, tipologia e stima quantitativa dei rifiuti prodotti pericolosi o non pericolosi) per verificare se, quando e con quali modalità sussiste l'obbligo di iscrizione al Registro Elettronico Nazionale RENTRI 2026.
I dati tecnici, dimensionali e di contatto forniti volontariamente durante l'uso dei tool gratuiti o all'atto della richiesta del report personalizzato vengono registrati nei sistemi di Flexare S.r.l. per: (a) fornire l'esito della verifica; (b) analizzare il livello di complessità degli adempimenti dell'impresa; (c) previo consenso esplicito o nell'ambito di contatti interaziendali B2B relativi al quesito formulato, proporre consulenze specialistiche, demo guidate e offerte commerciali per l'adozione di Flexy e FlexyWaste.
2.4 Dati Contrattuali e di Fatturazione B2B
In caso di sottoscrizione di piani a pagamento o abbonamenti a FlexyWaste, vengono trattati i dati necessari agli adempimenti contabili e fiscali: Ragione Sociale, Partita IVA, Codice Fiscale, Sede Legale, Codice Destinatario SDI / PEC di fatturazione e nominativo del referente amministrativo. I pagamenti con carta di credito sono gestiti direttamente tramite il gateway certificato PCI-DSS Stripe Billing; Flexare S.r.l. non accede né memorizza i numeri completi delle carte di pagamento.
3 Trasparenza Sistemi di Intelligenza Artificiale (AI Act, Art. 50)
In conformità agli obblighi di trasparenza previsti dal Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo e del Consiglio (Artificial Intelligence Act), Flexare S.r.l. informa con la massima chiarezza gli utenti su come opera l'Intelligenza Artificiale integrata nei propri servizi:
3.1 Consapevolezza dell'Interazione con Sistema di IA
Quando utilizzi l'interfaccia conversazionale di Flexy o FlexyWaste, interagisci con un sistema di Intelligenza Artificiale algoritmico basato su modelli linguistici e basi di conoscenza normative, e non con un operatore umano in carne ed ossa.
3.2 Non-Training Policy: Riservatezza Assoluta dei Tuoi Dati
I testi dei formulari, i quesiti aziendali, i quantitativi di rifiuti e i dati operativi inseriti nei nostri assistenti NON vengono utilizzati per ri-addestrare o affinare modelli linguistici pubblici di terze parti (quali modelli aperti di OpenAI, Google, Anthropic o Meta). Le interazioni rimangono confinate nel perimetro del servizio contrattualizzato.
3.3 Supervisione Umana e Valore Consultivo (Human-in-the-Loop)
Gli output elaborati da Flexy e FlexyWaste (suggerimento codici EER, simulazione scaglione RENTRI, bozze di compilazione) hanno natura di supporto decisionale e orientamento informativo. Non costituiscono perizia tecnica asseverata, parere legale vincolante o certificazione di conformità ambientale. L'utente e il Responsabile Tecnico dell'impresa mantengono la piena responsabilità civile, penale e amministrativa della corretta gestione e vidimazione dei propri adempimenti (D.Lgs. 152/2006).
4 Finalità del Trattamento, Basi Giuridiche e Periodo di Conservazione
Nella seguente tabella sono riassunte con trasparenza le finalità per le quali trattiamo i tuoi dati, la relativa base giuridica ai sensi dell'Art. 6 del GDPR e il periodo di conservazione applicato:
| Finalità del Trattamento | Base Giuridica (GDPR Art. 6) | Dati Trattati | Tempi di Conservazione |
|---|---|---|---|
| Funzionamento Tecnico e Sicurezza del Sito | Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza della rete e continuità di servizio (Art. 6.1.f) | Cookie tecnici, log di navigazione, IP anonimizzato | Durata della sessione; log conservati per max 6 mesi |
| Risposta a Richieste di Contatto e Demo | Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (Art. 6.1.b) | Nome, email, azienda, telefono, note del messaggio | Per il tempo necessario a gestire la richiesta e max 24 mesi |
| Erogazione Tool Gratuiti (AI & RENTRI) | Esecuzione del servizio richiesto dall'utente (Art. 6.1.b) | Quesiti ambientali, scaglione dipendenti, rifiuti stimati | Sessione di calcolo; dati aggregati anonimi per statistiche |
| Lead Generation e Profilazione Commerciale B2B | Consenso espresso dell'interessato (Art. 6.1.a) e Legittimo interesse B2B (Art. 6.1.f) | Dati di contatto, settore ATECO, esigenze normative riscontrate | 24 mesi dal rilascio del consenso o fino a opposizione (Opt-out) |
| Gestione Contrattuale e Fatturazione SaaS | Esecuzione del contratto B2B (Art. 6.1.b) e Obbligo di legge fiscale e tributario (Art. 6.1.c) | Ragione Sociale, P.IVA, SDI, indirizzo fiscale, transazione | 10 anni per obbligo di legge contabile (Art. 2220 C.C.) |
| Misurazione Statistica delle Visite (Analytics) | Consenso espresso tramite Cookie Banner (Art. 6.1.a) | Cookie analitici, metriche di fruizione del portale | Fino a revoca del consenso; cookie max 14 mesi |
| Tutela Legale e Difesa dei Diritti | Legittimo interesse del Titolare alla difesa in giudizio (Art. 6.1.f / Art. 9.2.f) | Registri di consenso, log di sistema, scambi contrattuali | Per tutta la durata dei termini di prescrizione legale ordinaria (10 anni) |
5 Modalità di Trattamento e Misure Tecniche di Sicurezza
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e nel rispetto delle misure di sicurezza previste dall'Art. 32 del GDPR:
Crittografia TLS 1.3 End-to-End
Tutti i dati scambiati tra il tuo browser e i server di Flexare sono protetti da protocollo crittografico TLS 1.3 con certificati ad alta intensità a 256 bit.
Architettura Zero-CDN Esterna
I font e gli asset grafici sono ospitati localmente. Nessuna chiamata di rete silenziosa viene scatenata verso server di terze parti al di fuori del controllo contrattuale di Flexare.
Hashing Pseudonimo per Registro Consensi
Gli indirizzi IP registrati per soddisfare l'onere di prova del consenso (Art. 7 GDPR) vengono crittografati mediante algoritmo irreversibile SHA-256 e salt univoco di sistema.
Isolamento Database & Backup Giornalieri
I database applicativi sono segregati con accesso limitato al solo personale tecnico autorizzato e vincolato da obbligo di segretezza e accordi NDA.
6 Destinatari dei Dati e Trasferimenti verso Paesi Terzi
I dati personali raccolti non vengono in alcun caso venduti, ceduti o diffusi a soggetti terzi indeterminati. Possono essere comunicati a categorie di soggetti che operano in qualità di Responsabili del Trattamento (Art. 28 GDPR) o Titolari Autonomi:
- Fornitori di Hosting e Infrastruttura Cloud: Server situati all'interno dell'Unione Europea conformi a ISO/IEC 27001.
- Piattaforme di Pagamento e Fatturazione (Stripe Payments Europe Ltd): Per la gestione dei pagamenti sicuri B2B conformi a PCI-DSS e standard bancari europei.
- Consulenti Fiscali e Legali: Per la regolare tenuta delle scritture contabili e tutela legale dei diritti aziendali.
- Autorità Pubbliche ed Enti di Controllo: Nei soli casi imposti da obblighi inderogabili di legge o ordini dell'Autorità Giudiziaria.
I dati personali sono conservati su server localizzati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora per esigenze tecniche o operative si renda necessario avvalersi di fornitori situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (es. USA), il trasferimento avverrà esclusivamente verso paesi per i quali esiste una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (quale l'EU-US Data Privacy Framework) o sulla base di Clausole Contrattuali Standard (SCC) debitamente sottoscritte ai sensi dell'Art. 46 del GDPR.
7 Diritti dell'Interessato (Artt. 15-22 GDPR)
In qualità di interessato, il GDPR ti garantisce specifici diritti che puoi esercitare in qualsiasi momento, a titolo completamente gratuito e senza particolari formalità:
- Diritto di Accesso (Art. 15): Ottenere la conferma dell'esistenza di dati che ti riguardano e riceverne copia leggibile.
- Diritto di Rettifica (Art. 16): Richiedere l'aggiornamento, la correzione o l'integrazione dei dati inesatti o incompleti.
- Diritto alla Cancellazione / Diritto all'Oblio (Art. 17): Richiedere la cancellazione definitiva dei tuoi dati personali quando non più necessari alle finalità.
- Diritto di Limitazione (Art. 18): Ottenere il blocco temporaneo del trattamento in caso di contestazione dell'esattezza dei dati.
- Diritto alla Portabilità dei Dati (Art. 20): Ricevere i dati forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (JSON, CSV).
- Diritto di Opposizione (Art. 21): Opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento basato sul legittimo interesse o per marketing diretto.
- Diritto di Revoca del Consenso (Art. 7 c. 3): Revocare in ogni momento il consenso precedentemente prestato per i cookie o comunicazioni commerciali, senza pregiudicare la liceità del trattamento pregresso.
Puoi inviare una comunicazione formale senza oneri a:
📧 Email Privacy: privacy@flexaresrl.it
📮 PEC Ufficiale: flexaresrl@pec.it
🏢 Posta Ordinaria / Raccomandata A/R: Flexare S.r.l. – Ufficio Privacy, Via Mirto 32, 00133 Roma (RM)
Risponderemo alla tua richiesta nel più breve tempo possibile e in ogni caso entro 30 giorni dal ricevimento, come prescritto dall'Art. 12 c. 3 del GDPR.
Diritto di Reclamo all'Autorità Garante
Ove tu ritenga che il trattamento dei tuoi dati personali avvenga in violazione del Regolamento (UE) 2016/679, hai sempre il diritto di proporre reclamo formale all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma – protocollo@gpdp.it – www.garanteprivacy.it) o di adire le opportune sedi giudiziarie.
8 Cookie e Tecnologie di Tracciamento
Per l'informativa di dettaglio sull'utilizzo dei cookie tecnici, analitici e di profilazione, sulle durate di conservazione e sulle modalità di gestione selettiva delle preferenze o blocco da browser, ti invitiamo a consultare la nostra informativa dedicata:
9 Modifiche e Aggiornamenti dell'Informativa
La presente informativa è aggiornata al 24 settembre 2026. L'eventuale entrata in vigore di nuove normative di settore (inclusi gli atti delegati e applicativi dell'AI Act o provvedimenti del Garante Privacy), così come l'evoluzione tecnologica dei servizi offerti da Flexare S.r.l., potrà comportare la necessità di modificare o integrare la presente policy. Ti invitiamo pertanto a consultare periodicamente questa pagina per verificare la versione costantemente aggiornata.
+ Note Integrative Specifiche
Informativa sul Trattamento dei Dati Personali
Ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Ultimo aggiornamento: 8 Settembre 2026
Benvenuto su flexaresrl.it. La presente informativa descrive le modalità con cui Flexare S.r.l. raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti che navigano sul sito web o che interagiscono con i nostri moduli di contatto e servizi informativi.
1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
- Ragione Sociale: Flexare S.r.l.
- Sede Legale: Via Mirto 32, 00133 Roma (RM)
- Partita IVA e Codice Fiscale: 18498921008
- Numero R.E.A.: RM – 1788525
- Posta Elettronica Certificata (PEC): flexaresrl@pec.it
- Email Richieste Privacy / Contatti: info@flexaresrl.it
- Foro Competente: Foro di Roma
Per qualsiasi chiarimento o per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, è possibile contattare il Titolare all’indirizzo email: info@flexaresrl.it.
2. Tipologie di Dati Trattati
A. Dati di Navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. In questa categoria di dati rientrano: gli indirizzi IP, il tipo di browser utilizzato, i parametri del dispositivo, i log di sistema e i tempi di permanenza sulla pagina. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e la sicurezza informatica.
B. Dati Forniti Volontariamente dall’Utente
L’invio facoltativo ed esplicito di messaggi tramite il modulo di contatto (“Scrivici ora”) o tramite posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dei dati del mittente, necessari per rispondere alle richieste:
- Nome e Cognome
- Indirizzo Email aziendale o personale
- Numero di Telefono (facoltativo)
- Ragione Sociale / Azienda di appartenenza
- Descrizione del problema operativo o della richiesta di informazioni
C. Dati per l’Accesso alla Piattaforma SaaS (FlexyWaste)
L’accesso alla piattaforma SaaS app.flexywaste.it è regolato da apposite condizioni di servizio contrattuali e dalla relativa informativa privacy specifica per gli utenti registrati.
3. Finalità del Trattamento e Base Giuridica
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- Riscontro a richieste di contatto e informazioni: I dati forniti tramite form o email vengono trattati per ricontattare l’utente e fornire chiarimenti commerciali o tecnici.
Base giuridica: Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali su richiesta dell’interessato (Art. 6, par. 1, lett. b del GDPR). - Sicurezza e Manutenzione del Sito: Prevenzione di frodi informatiche, abusi, attacchi DDoS e controllo della stabilità dei server.
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare alla salvaguardia dell’infrastruttura informatica (Art. 6, par. 1, lett. f del GDPR). - Adempimenti di legge: Ottemperanza a obblighi fiscali, contabili o legali gravanti sul Titolare.
Base giuridica: Adempimento di un obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c del GDPR).
Nessun dato personale viene utilizzato per attività di profilazione commerciale automatizzata o ceduto a terzi per scopi di marketing senza esplicito consenso.
4. Modalità di Trattamento e Sicurezza
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con l’adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative (ai sensi dell’Art. 32 del GDPR) atte a prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, accessi non autorizzati o alterazioni. Il sito adotta connessione cifrata HTTPS con protocollo TLS aggiornato.
5. Periodo di Conservazione dei Dati
- I dati di contatto inviati tramite modulo o email vengono conservati per il tempo strettamente necessario a evadere la richiesta dell’interessato e per le successive interlocuzioni commerciali (massimo 24 mesi, salvo instaurazione di rapporto contrattuale).
- I dati tecnici di log e navigazione vengono conservati per un periodo non superiore a 30 giorni, salvo necessità di accertamento di reati da parte dell’Autorità Giudiziaria.
6. Destinatari e Comunicazione dei Dati
I dati personali non saranno diffusi a soggetti indeterminati. Potranno essere comunicati a:
- Dipendenti e collaboratori del Titolare debitamente autorizzati e istruiti al trattamento.
- Fornitori di servizi tecnici e hosting server situati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE), formalmente nominati Responsabili del Trattamento ai sensi dell’Art. 28 del GDPR.
- Autorità pubbliche o giudiziarie in caso di obbligo di legge.
I dati non vengono trasferiti verso Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea.
7. Diritti dell’Interessato (Artt. 15-22 GDPR)
In qualsiasi momento, l’utente può esercitare i propri diritti riconosciuti dal Regolamento UE 2016/679, tra cui:
- Diritto di Accesso (Art. 15): Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che lo riguardano e riceverne copia.
- Diritto di Rettifica (Art. 16): Chiedere l’aggiornamento o la correzione dei dati inesatti.
- Diritto alla Cancellazione (“Oblio”, Art. 17): Chiedere la cancellazione dei dati non più necessari o trattati illecitamente.
- Diritto di Limitazione (Art. 18): Chiedere la limitazione del trattamento in specifici casi.
- Diritto alla Portabilità (Art. 20): Ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
- Diritto di Opposizione (Art. 21): Opporsi in qualsiasi momento al trattamento per motivi legittimi.
Per esercitare tali diritti, è sufficiente inviare una richiesta scritta a:
- Email:
info@flexaresrl.it - PEC:
flexaresrl@pec.it - Posta ordinaria: Flexare S.r.l., Via Mirto 32, 00133 Roma (RM)
Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente: Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it).